1 Objectif de la politique

Cette politique a pour objectif de démontrer l’engagement de Centraide Québec, Chaudière-Appalaches et Bas-Saint-Laurent (ci-après « Centraide QCABSL ») envers la sécurité de l’information, la protection des renseignements personnels et confidentiels ainsi que de définir la façon dont Centraide QCABSL collecte, utilise, communique et conserve ces renseignements.

2 Orientations de la politique

Centraide QCABSL s’assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir le respect de la confidentialité des renseignements transmis et leur sécurité, notamment en limitant l’accès aux données aux personnes autorisées et qui en ont besoin seulement, à l’aide d’un ensemble de mesures humaines, organisationnelles et technologiques.

L’organisation reconnaît le caractère confidentiel des renseignements et s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour en protéger la confidentialité.

3 Définitions

3.1 Renseignements personnels

Il s’agit des renseignements qui concernent et permettent d’identifier un individu. Ces renseignements peuvent inclure, sans s’y limiter, son nom, son adresse postale, son adresse électronique et son numéro de téléphone.

3.2 Renseignements confidentiels

Il s’agit de renseignements que son propriétaire ou son auteur estime confidentiels : information de nature financière, commerciale ou stratégique.

3.3 Application numérique

Représente un service en ligne offert par Centraide QCABSL, tels que, non sans s’y limiter : site Web, formulaire de dons en ligne, formulaire numérique de participation à un événement, produits numériques tels que Clicdon ou ClicDemande, les réseaux sociaux, infolettres, courriels ou tous autres médiums ou plateformes qui permettent d’interagir en ligne avec Centraide QCABSL.

3.4 Utilisateur

Il s’agit d’une personne qui utilise une application numérique ou un service, soit un donateur, un organisme ou une personne qui collabore en tant que bénévole avec Centraide QCABSL.

3.5 Clicdon

Il s’agit d’une application numérique qui permet de gérer une campagne de financement et de recueillir des dons.

3.6 ClicDemande

Il s’agit d’une application numérique qui permet de gérer les demandes de financement des organismes et initiatives soutenus ou qui souhaitent être soutenus par Centraide QCABSL.

4 Consentement, collecte et conservation des renseignements personnels et confidentiels

La collecte de renseignements s’effectue de plusieurs façons, notamment lorsqu’un utilisateur utilise une application numérique de Centraide QCABSL, communique avec Centraide QCABSL par téléphone, par courriel ou par la poste ou lors de la transmission de formulaires papier.

4.1 Renseignements collectés

Selon les activités, Centraide QCABSL peut collecter et conserver les renseignements suivants : prénom, nom, genre, adresse postale, adresses électroniques, numéros de téléphone, année de naissance, nom de l’employeur, historique des dons, spécimen de chèque, conjoint(e) et, avec le consentement de l’utilisateur, certains autres renseignements comme les intérêts et préférences de communication. Également, des renseignements concernant la source des données (ex. : participation à une activité) peuvent être collectés et conservés.

4.1.1 Données financières

Certaines données financières sont requises lors d’un don.

  • Lors d’un don par carte de crédit en ligne (unique ou mensuel), Centraide QCABSL n’a pas accès aux numéros de carte de crédit et ne les conserve pas sur ses serveurs. Le paiement est géré par des fournisseurs tiers reconnus.
  • Lors d’un don par carte de crédit à l’aide d’un formulaire sur papier, les renseignements sensibles (numéro de carte de crédit et date d’expiration) sont détruits une fois l’information traitée.
  • Lors d’un don par actions, les renseignements nécessaires sont collectés et conservés : courtier, numéro de compte de courtage et nombre d’actions.

4.1.2 Clicdon

Clicdon sauvegarde des renseignements supplémentaires liés au milieu de travail de l’utilisateur (nombre de paies par année, solliciteur, équipe associée, établissement, don de l’année précédente, numéro d’employé). Ces renseignements sont nécessaires au fonctionnement de l’application numérique.

Dans le cas d’un don par carte de crédit, l’application numérique ne sauvegarde pas les données sensibles de carte de crédit.

4.1.3 ClicDemande

ClicDemande sauvegarde des renseignements confidentiels de nature financière et stratégique des organismes et initiatives soutenus qui présentent une demande de financement. Ces renseignements sont nécessaires afin que Centraide QCABSL puisse étudier les demandes. L’analyse et l’évaluation de ces demandes sont également sauvegardées.

4.2 Collecte de renseignements techniques

Certains renseignements techniques sont recueillis lors de l’utilisation d’une application numérique. Ces renseignements sont, notamment : l’appareil, le système d’exploitation, le navigateur, l’adresse IP, la géolocalisation, le comportement de navigation (pages vues, interactions, etc.), les liens cliqués, la provenance (nom de domaine à partir duquel a été établi le lien avec l’application numérique), les données des formulaires et les téléchargements, la durée des visites et d’autres données ; le tout à l’aide de fichiers témoins (« cookies ») ou de technologies similaires (les balises Web, pixels invisibles, identifiants d’équipement mobile, et URL de suivi, par exemple). Des tiers peuvent également recueillir ces données pour nous. Ces informations nous permettent de mesurer et d’améliorer les applications numériques.

Les communications numériques transmises par Centraide QCABSL (courriels, infolettres, etc.) peuvent contenir des balises Web, des pixels invisibles et des URL qui permettent de suivre les interactions pour des fins de mesures et d’amélioration. Lors de l’utilisation de Clicdon, l’interaction dans les communications numériques est associée à l’utilisateur.

4.2.1 Témoins

Les témoins (« cookies ») permettent la conservation de certains renseignements à propos de l’utilisation d’une application numérique. Ces témoins, en mémorisant les intérêts et préférences de l’internaute, par exemple, permettent à Centraide QCABSL d’améliorer les applications numériques et l’expérience client. D’autres témoins sont utilisés pour évaluer la performance de nos applications numériques, pour améliorer et enrichir leurs contenus, pour évaluer la performance de nos publicités, pour surveiller et analyser les activités de l’utilisateur afin de mieux comprendre ses intérêts et besoins afin de lui offrir une expérience plus personnalisée.

Les témoins sont également requis pour des raisons de sécurité ou de contraintes techniques afin de permettre le fonctionnement adéquat des applications numériques. Ils ne peuvent être utilisés pour extraire des renseignements personnels.

Les navigateurs modernes permettent d’effacer ou de bloquer les témoins. L’internaute qui refuse les témoins pourra accéder aux applications numériques, mais il est possible que certains services ne soient pas fonctionnels.

4.2.2 Remarketing

Afin de reprendre contact avec les utilisateurs qui ont déjà visité ou eu une interaction avec une application numérique de Centraide QCABSL, une stratégie de « remarketing », offerte par des tiers, peut être utilisée. Cette stratégie permet de cibler les utilisateurs avec une nouvelle publicité qui correspond à leurs actions antérieures. Cette stratégie est notamment possible en raison d’un témoin placé dans le navigateur de l’utilisateur ou à l’aide de pixels invisibles.

4.3 Utilisation des renseignements

Les renseignements sont utilisés pour les fins suivantes :

  • Remettre des reçus fiscaux ;
  • Vérifier l’identité de l’utilisateur ;
  • Communiquer avec l’utilisateur ;
  • Personnaliser le service et l’expérience client ;
  • Permettre à l’utilisateur de faire un don, de s’inscrire, de participer, de confirmer son inscription à des événements, des programmes, des services ou à des communications offertes par Centraide QCABSL ;
  • Comprendre les besoins et les préférences des utilisateurs ;
  • Évaluer, élaborer des statistiques et améliorer le service offert ainsi que les fonctionnalités des applications numériques et des communications de Centraide QCABSL.

4.4 Localisation des renseignements numériques

Les données sont sauvegardées chez des mandataires situés au Canada.

5 Droit de rectification, de retrait et de description

L’utilisateur peut demander que ses renseignements soient corrigés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés, à moins d’obligations légales.

Centraide QCABSL conserve les renseignements personnels durant la période raisonnablement nécessaire pour accomplir ce pour quoi ils ont été recueillis ou pour satisfaire aux exigences légales. Les renseignements sont conservés pour la période prévue et sont par la suite détruits.

Dans le cas des communications de marketing ou promotionnelles sous forme électronique, l’utilisateur peut se désabonner en utilisant le lien de désabonnement présent dans les communications ou en communiquant avec Centraide QCABSL.

6 Sécurité de l’information

Les renseignements confidentiels et personnels recueillis, tant numériquement que physiquement (sur un formulaire papier, par exemple), sont conservés dans des environnements sécurisés. Des mesures de sécurité et de gestion des accès sont déployées afin que seules les personnes devant avoir accès aux renseignements dans le cadre de leur fonction puissent le faire.

Les employés de Centraide QCABSL, les bénévoles, les collaborateurs et les mandataires sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements.

7 Responsabilité de l’utilisateur

L’utilisateur doit s’assurer que l’équipement avec lequel il reçoit ou transmet des renseignements de Centraide QCABSL est sécuritaire. Centraide QCABSL ne peut pas être tenu responsable d’accès non volontaires à des renseignements découlant d’une vulnérabilité ou d’une négligence sur l’équipement de l’utilisateur.

8 Incident

Centraide QCABSL s’engage à informer les utilisateurs en cas d’incident affectant la protection des renseignements personnels.

9 Liens externes

Les applications numériques de Centraide QCABSL peuvent proposer des liens vers d’autres sites et d’autres contenus. Centraide QCABSL n’est pas responsable de leur contenu et ne pourrait être tenu responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l’utilisation de ces sites.

10 Révision

La présente politique est révisée annuellement et déposée au Conseil d’administration de Centraide QCABSL.

11 Application de la politique

Le directeur des technologies de l’information, en collaboration avec le vice-président aux opérations, est chargé de l’application de la présente politique et le Conseil d’administration lui délègue l’autorité d’entreprendre toute action pour en assurer le respect. Il peut se faire assister de tout membre du personnel de Centraide QCABSL en lui accordant les mandats pertinents.

12 Pour plus d’informations

Communiquer avec Centraide Québec, Chaudière-Appalaches et Bas-Saint-Laurent pour plus de détails.

 

Dernière mise à jour : 16 février 2021